இ-சேவை மையத்தின் தினசரி வேலையை ஒழுங்குபடுத்த 7 எளிய வழிகள்
காலையில் மையம் திறந்ததிலிருந்து மாலை வரை தொடர்ந்து வாடிக்கையாளர்கள் வருவார்கள். ஒவ்வொருவருக்கும் வெவ்வேறு சேவை, வெவ்வேறு ஆவணம். வேலை ஒழுங்காக இல்லையென்றால் தவறுகள், தாமதம், வாடிக்கையாளர் அதிருப்தி ஆகியவை எளிதில் வந்துவிடும். தினசரி வேலையை எளிதாக்க உதவும் 7 வழிகள் இங்கே.
1. ஒவ்வொரு வாடிக்கையாளருக்கும் ஒரே இடத்தில் பதிவு
நோட்டு, தாள், மொபைல் என பல இடங்களில் தகவலை வைத்தால் தேடுவதிலேயே நேரம் போகும். பெயர், தொலைபேசி, ஆதார் நகல் எடுக்கப்பட்டதா, எந்த சேவை என்பதை ஒரே பதிவில் வையுங்கள்.
2. ஆவணப் பட்டியலை முன்பே கொடுங்கள்
ஒவ்வொரு சேவைக்கும் தேவையான ஆவணங்களின் பட்டியலை அச்சிட்டோ வாட்ஸ்அப்பிலோ கொடுத்தால், வாடிக்கையாளர் இரண்டாவது முறை வர வேண்டிய நிலை குறையும்.
3. விண்ணப்ப நிலையைக் குறித்து வையுங்கள்
"பதிவு செய்தது", "ஆவணம் காத்திருக்கிறது", "சமர்ப்பிக்கப்பட்டது", "முடிந்தது" போன்ற எளிய நிலைகளை வைத்துக்கொண்டால் யாருடைய வேலை எங்கே நிற்கிறது என்று ஒரே பார்வையில் தெரியும்.
4. நேரம் அதிகம் தேவைப்படும் வேலையை தனியாக வையுங்கள்
கல்வி உதவித்தொகை, நல வாரிய பதிவு போன்றவை நேரம் எடுக்கும். கூட்டம் குறைவான நேரத்தில் இவற்றைச் செய்யுங்கள்.
5. கட்டணத்திற்கு ரசீது கொடுங்கள்
சிறிய தொகையாக இருந்தாலும் ரசீது கொடுப்பது நம்பிக்கையை உருவாக்கும். பிற்காலத்தில் "எவ்வளவு வாங்கினீர்கள்?" என்ற கேள்வி வந்தால் உங்களுக்கே பாதுகாப்பு.
6. வாரம் ஒருமுறை நிலுவையைப் பாருங்கள்
முடிக்காமல் நிற்கும் விண்ணப்பங்களைத் தனியாக எடுத்து, வாடிக்கையாளரைத் தொடர்பு கொள்ளுங்கள். பெரும்பாலான தாமதங்கள் ஒரு ஆவணம் காணாமல் போனதால்தான்.
7. ஒருமுறை பதிவு, பலமுறை பயன்பாடு
ஒரே குடும்பத்தின் பல உறுப்பினர்கள் வெவ்வேறு சேவைக்கு வருவார்கள். தகவலை ஒருமுறை பதிந்து மீண்டும் பயன்படுத்தினால் நேரம் மிச்சமாகும், எழுத்துப்பிழையும் குறையும்.
சிறிய ஒழுங்கு, தினமும் செய்யப்பட்டால், மாத இறுதியில் பெரிய வித்தியாசம் தரும்.
இவற்றை எல்லாம் கையால் செய்வது கடினம் என்றால், இ-சேவை மையங்களுக்காகவே உருவாக்கப்பட்ட SevaFlow போன்ற கருவியையும் பார்க்கலாம்.